Unternehmen suchen gerade in Zeiten mit zunehmender Arbeit aus dem Homeoffice digitale Lösungen für die Telefonie. Weniger bekannt ist bisher die Cloud Telefonie, die gerade für Unternehmen viele Vorteile im Vergleich zu klassischen Telefonanlagen bieten. Im Rahmen der Digitalisierung nimmt die Cloud Technologie aber immer mehr Raum ein und bietet interessante Optionen für eine moderne Arbeitsweise.
Was ist eine Cloud-Telefonanlage?
Bei einer Cloud-Telefonanlage handelt es sich um eine virtuelle Telefonanlage, die nicht an einem Ort fest installiert ist. Das bedeutet, dass die gesamte Technik quasi aus der Cloud kommt und keine Geräte oder Programme auf einzelnen Computern fest zu installieren sind. Die herkömmliche Telefonanlage mit fest installierten Telefonen ist damit für Unternehmen nicht mehr erforderlich.
Neben klassischen Anrufen lassen sich bei einer Cloud-Telefonanlage auch Punkte wie Sprachmenüs und Warteschleifen sowie E-Fax integrieren. Der größte Unterschied zu einer früher üblichen Telefonanlage ist aber ohne Frage die Tatsache, dass keine Telefone mehr im ganzen Unternehmen installiert werden müssen. Damit entfällt natürlich auch die Wartung der Geräte und es ist möglich, von jedem Ort und zu jeder Zeit mit der Telefonanlage zu arbeiten.
Wichtig ist nur, dass hier die Voraussetzungen für die Nutzung vorhanden sind. Dazu gehört nicht nur ein Computer oder Laptop, der sich mit dem Internet verbinden lässt, sondern auch eine starke Internetverbindung an sich. Diese ist nicht immer vorhanden und muss zeitweise noch ausgebaut werden, damit die Verbindung stabil genug ist, um eine Cloud-Telefonanlage zu ermöglichen. Gerade bei Mitarbeitern, die auf dem Land wohnen, ist das Internet oft nicht optimal und braucht dringend Erneuerungen.
Wobei das gerade in Deutschland auch in vielen Städten der Fall ist. Doch durch den zunehmenden Ausbau des Internets soll sich diese Situation jetzt ändern und gerade dann lohnt es sich für Unternehmen, in moderne Telefonanlagen zu investieren. Bei einer schwachen oder instabilen Verbindung ist hingegen kein flüssiges Gespräch möglich, sodass die technischen Voraussetzungen schon im Idealfall erfüllt werden sollten.
Vorteile von virtuellen Telefonanlagen für Unternehmen
Es gibt verschiedene Gründe, die ganz klar für virtuelle Telefonanlagen sprechen, die Unternehmen einsetzen können. Zum einen sind herkömmliche Telefonanlagen, die fest installiert werden müssen, heute einfach nicht mehr zeitgemäß und zum anderen bieten mobile Anlagen verschiedene Vorteile:
1. Ortsunabhängige Systeme
Eine virtuelle Telefonanlage funktioniert komplett ortsunabhängig und ist damit eine mobile Lösung für Unternehmen, die nicht mehr an einen Ort gebunden sein wollen. Gerade jetzt, in Zeiten des Homeoffice und mit zunehmend mobilen Mitarbeitern, wird eine solche Lösung immer wichtiger. Auf diese Weise können sich die Mitarbeiter auch von anderen Orten aus in die Telefonanlage einwählen.
2. Geringere Wartungskosten
Fest installierte Geräte neigen dazu, auch mal auszufallen und müssen regelmäßig gewartet werden. Auch der Austausch der Geräte kann manchmal anstehen, da diese nicht mehr zu reparieren sind. Durch Wartung und Modernisierung entstehen kosten, die bei einer Cloud-Telefonanlage geringer ausfallen. Die virtuelle Telefonanlage wird ständig modernisiert und zeichnet sich durch eine geringe Ausfallquote aus, die für Unternehmen besonders wichtig ist.
3. Sicherheit
Das Thema Sicherheit ist bei virtuellen Angeboten noch immer eine heikle Sache. Zu oft gab und gibt es hier Probleme, sodass Unternehmen auf seriöse Anbieter achten sollten, denen die Sicherheit ebenfalls am Herzen liegt. Mit dem richtigen Konzept ist eine Cloud-Telefonanlage in jedem Fall sicher und schützt damit auch sensible Daten der Unternehmen. Dafür muss das System aber entsprechend stimmen, damit es hier keine Schwierigkeiten gibt.
4. Umfangreiche Leistungen
Für Unternehmen ist es auch ein wichtiger Vorteil, dass umfangreiche Leistungen mit zu den virtuellen Telefonanlagen gehören, die klassische Telefonanlagen in den Schatten stellen. Vor allem das Angebot mit Warteschleifen und Sprachmenüs, die individuell programmierbar sind, ist für viele Unternehmen interessant. Das führt schnell dazu, dass auch der Kundenservice oder der Empfangsbereich von Unternehmen leichter arbeiten kann, da die Anrufer bereits richtig umgeleitet werden.
Passende Warteschleifen sind für Anrufer ebenfalls wichtig und ersetzen früher übliche Lösungen, die weniger modern waren. Insgesamt ist der Unterschied von einer virtuellen Telefonanlage aus der Cloud zu einer ortsgebundenen, analogen Anlage deutlich erkennbar. Das gilt für Kunden genau wie für die Mitarbeiter der Unternehmen.
5. Digitale Lösung
Zu guter Letzt stellt eine virtuelle Telefonanlage eine moderne und vor allem digitale Lösung für die Telefonie dar, die in Unternehmen weiterhin wichtig ist. Egal ob im Kundenservice oder im Verkauf, digitale Lösungen sind für verschiedene Bereiche wichtig und helfen den Mitarbeitern dabei, ihre Arbeit zu erledigen.
Falls die technischen Voraussetzungen bei Unternehmen sowie bei Mitarbeitern, die aus dem Homeoffice oder von anderen Standorten arbeiten, stimmen, lohnen sich virtuelle Telefonanlagen ganz klar für Unternehmen. Jetzt ist ein guter Zeitpunkt für den Umstieg gekommen, da klassische Telefonanlagen wartungsintensiv und teuer geworden sind – und weil viele Mitarbeiter nicht mehr in der Firmenzentrale arbeiten und erreichbar sein können.
Die Zukunft der Telefonie für Unternehmen
Nicht nur im Bereich der Telefonie müssen Unternehmen langsam umdenken, damit die richtigen Ergebnisse erzielt werden können. Andere Technologien, die in der nächsten Zeit immer wichtiger werden dürften, wären beispielsweise die Blockchain-Technologie, die sowohl Chancen als auch Risiken birgt. Allein daran zeigt sich schnell, dass Unternehmen in vielen Bereichen neue Wege gehen müssen, um bei der Digitalisierung tatsächlich dabei zu bleiben.
Doch wie genau sieht die Zukunft der Telefonie für Unternehmen aus und warum sollten vor allem Unternehmen jetzt nach anderen Optionen suchen? Die Gründe dafür sind einfach die zunehmende Flexibilität bei der Besetzung von Arbeitsstellen, die schon heute oft global erfolgt. Es wird immer normaler, aus dem Homeoffice heraus zu arbeiten und eine solche Lösung wird von nicht gerade wenigen Arbeitnehmern vorausgesetzt.
Aus dem Homeoffice heraus oder von unterwegs dürfte es teilweise schwierig sein, ohne virtuelle Telefonanlagen zu arbeiten. Schließlich sind auch Smartphones oft teuer und zeichnen sich bei der Qualität nicht unbedingt durch die beste Verbindung aus. Das Telefonieren über das Internet mit Apps und virtuellen Telefonanlagen aus der Cloud stellt daher auch für Unternehmen eine wichtige Option dar.
Nicht nur Privatpersonen profitieren davon und sehen ein klassisches Festnetztelefon schon längst nicht mehr als zeitgemäß an. Auch Unternehmen sollten aktuelle Lösungen nutzen und nicht bei überholten Technologien bleiben, die nicht mehr zur digitalen Arbeitswelt passen.
